Dokumente einfach und sicher verwalten

Durch die zunehmende Digitalisierung wächst die Anzahl der Dokumente und anderer Dateien mit der ein Unternehmen arbeitet. Mit einem DMS-System wird die Verwaltung dieser Daten erleichtert und behält man die Übersicht, was der Produktivität und Effizienz eines Unternehmens zugutekommt.

Speichern Sie Dokumente, Zahlen, Abbildungen, Grafiken, Formulare und andere digitale Daten einfach und übersichtlich. Mit einer vollständigen Übersicht verschiedener digitaler Daten, können Sie Ihre Daten leicht überwachen und verwalten.

Wozu ein Dokumentenmanagementsystem?

Das gesamte Firmen Know-how - also enorm wertvolles Wissen schlummert in Akten, auf Festplatten und in Ihrem E-Mail System. Dieses Wissen ist dem Zugriff der meisten Kollegen verborgen. Dieses Wissen wird durch unser Dokumenten-Management aktiviert und stellt es allen Mitarbeitern jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung. Jederzeit abrufbares Wissen macht Ihr Unternehmen schneller, besser, effizienter und damit wettbewerbsfähiger!

In der heutigen Flut von Dokumenten fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Vor allem, wenn viele Dokumente von mehreren Benutzern genutzt werden und papierne und elektronische Dokumente unter einen Hut gebracht werden müssen.

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Finden statt suchen

Die Dokumentenverwaltung verfügt über ausgefeilte Suchfunktionen, die bei Scans, Dokumenten und Bilder automatisch eine Texterkennung durchführen und auf Inhalt und Metadaten scannen und diese in der Datenbank mit passenden Stichworten ablegen.

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Struktur ganz automatisch

Wir setzen auf eine ausgefeilte Sortierfunktionen, vollautomatisierte Dokumentenablage und –verteilung. Egal ob Mail, Fax, Scan oder Office-Dokument – so geht garantiert keine Information mehr verloren und ist im Handumdrehen auffindbar.

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Weltweit verfügbar, aber sicher.

Dank Datenverschlüsselung nach neusten Standards und einer starken Kombination aus Dokumenten-Mangement und Cloudspeicher können Sie ganz entspannt auf Ihre Dokumente zugreifen. Das sorgt direkt für mehr Produktivität, mehr Sicherheit und mehr Struktur.

Kurze Suchzeiten, permanente Verfügbarkeit

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kann äußerst hilfreich sein. Viele Aspekte machen ein solches System für ein Unternehmen nützlich und effektiv:

  • Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
  • Langfristige Lesbarkeit der Dokumente
  • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen
  • Verwaltung unterschiedlicher Versionen und Bearbeitungsstände
  • Einheitliche Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagen, Workflows, etc.)
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
  • Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes für Informationssicherheit und Datenschutz
  • Protokollierung von Veränderungen und Weiterleitungen der Dokumente
  • Regelung der Gültigkeit von Dokumentenständen und Versionen bei paralleler Bearbeitung
  • Vermeidung von Doppelarbeit und Doppelablage durch unterschiedliche Benutzer
  • Vermeidung von Mehrfachablage an unterschiedlichen Speicherorten und damit verbundene Speicherplatzkosten

Sie sind interessiert?

Bei der Auswahl des für Sie passenden Dokumentenmanagementsystems stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir passen die Lösung an Ihre Bedürfnisse an, integrieren und implementieren sie in Ihre IT-Infrastruktur und leisten Support und Wartung. Sprechen Sie mit uns über die Möglichkeiten ! Unsere IT-Experten stehen Ihnen gerne für eine unverbindliche und kostenlose Beratung zur Verfügung!