E-Mail Archivierung

Ihre E-Mails einfach und sicher verwahrt

E-Mails sind in der Regel geschäftskritisch, entsprechend unerlässlich ist eine optimale Archivierung. Grund genug, sich einige interessante Lösungen für Exchange etwas näher anzusehen.
Denn nicht alle Anwendungen eignen sich gleichermaßen für alle Problemstellungen.

Warum E-Mail-Archivierung?

Jegliche E-Mail-Korrespondez, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss laut HGB volllständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewart werden.
Trotz mangelnder Präsenz ist dieses Thema ein prekär und sollte nicht unterschätzt werden. Im Falle einer Steuerprüfung sind E-Mails der Papierform gleichgestellt und ein Verlust gilt nicht als Kavaliersdelikt sondern zieht im Zweifelsfall harte Sanktionen nach sich. Zudem gibt es durch Email-Archivierung keine Papierberge, keine falsch zugestellten Briefe, kein Porto und vor allem kein Warten. Daher ist es nur logisch, vor allem in der Geschäftswelt das Medium E-Mail dem Brief immer mehr den Rang abläuft.

Die Wahl einer geeigneten Lösung für Ihr Business, die Einhaltung weiterer zu beachtender gesetzlicher Forderungen an ein Archivsystem wie die Berücksichtigung des Datenschutzes u.v.m. macht die Unterstützung durch eine unabhängige Fachkompetenz unabdingbar.


Mit GFI Archiver zur sicheren E-Mail Archivierung

GFI Archiver ist eine preisgekrönte Archivierungsplattform für die Archivierung Ihrer E-Mails, Kalender und Dateien zur späteren Verwendung an einem geschützten und zugriffsschicheren Ort. Ihre Benutzer haben praktisch unbegrenzten Speicherplatz für Dateien und E-Mails, die über einen langen Zeitraum aufbewahrt und jederzeit griffbereit sein müssen.

Der Zugriff auf die archivierten Objekte ist über die Webschnittstelle mit einschlägigen Webbrowsern und jedem mobilen Gerät, einschließlich Tablets möglich.Die Suche nach archivierten Objekten ist einfach und umstandslos. Die Benutzer verwenden die einfache Suchfunktion und geben Text, Schlagwörter oder Wortgruppen ein, um nach E-Mails, Dateien oder Kalenderinhalten zu suchen. GFI Archiver legt einen Volltextindex an und Sie können sogar nach Wörtern in einem Anhang oder einer Datei suchen. Fortgeschrittene Anwender können auf die erweiterten Suchfunktionen zurückgreifen und anhand von Kriterien nach jedem beliebigen Objekt suchen.


Archivierung von E-Mails, Dateien und Terminen

GFI Archiver ermöglicht es Ihnen, E-Mails, Dateien und Kalendereinträge langfristig und geschützt zu speichern. Der File Archiving Assistant (FAA) lässt Sie Dateien im Team bearbeiten und zentral in Ihrem Unternehmen sichern – ohne externe Online-Dienste.

Geschützte, rechtskonforme Langzeitsicherung

Minimieren Sie rechtliche Risiken: Vor Manipulation geschützte E-Mails und Dateien werden im Originalzustand an einem Ort archiviert – für einfache Compliance, eDiscovery und firmeninterne Überprüfungen.

Wertvoller Erkenntnisgewinn

Ihr Archiv ist ein Datenschatz, aus dem sich per MailInsights-Modul wichtige Erkenntnisse für operative und strategische Entscheidungen gewinnen lassen. Verschiedene Berichte zeigen rechtliche und sicherheitsrelevante Risiken auf. Erkennen Sie außerdem, wie E-Mail noch produktiver genutzt werden kann.

Weitere Vorteile für Ihr Unternehmen

Schneller E-Mail- und Dateizugriff

Greifen Sie via Web-Oberfläche jederzeit im Handumdrehen auf bisherige E-Mail-Korrespondenz und ältere Dateiversionen zu.

Fortschrittliche Suchfunktionen

Lassen Sie zu archivierende Nachrichten, Anlagen und Dateien automatisch indizieren, um Suche und Abruf zu beschleunigen.

Rechtssicherheit

Profitieren Sie per Auditing von der Gewissheit, dass archivierte E-Mails im unveränderten Originalzustand vorliegen.

Kosteneinsparungen

Senken Sie Speicherkosten durch die zentrale, auf eine Kopie begrenzte Sicherung von E-Mails und Anlagen für mehrere Empfänger. Komprimieren Sie Nachrichten, um zusätzlichen Speicherplatz einzusparen.

Nachvollziehbarkeit

Minimieren Sie das Risiko – für sich, Ihre Partner, Ihre Kunden. Große Teile des Geschäfts werden per E-Mail abgewickelt, die praktisch nicht mehr Beweiskraft haben, als mündliche Absprachen.

Verfügbarkeit

Geschäftskritische Dokumente werden oft per E-Mail verschickt – und oft zu schnell gelöscht. Werden E-Mails umgehend bearbeitet, schaffen sie es nicht ins nächtliche Backup. Eine fortlaufende Archivierung sichert Sie ab.