Durch die Corona-Pandemie mussten zahlreiche Arbeitgeber neue Wege gehen – und unter anderem die Zeiterfassung im Homeoffice ermöglichen. Doch wie wirkt sich das BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung nun darauf aus?
Die Zeiterfassung im Homeoffice war schon vor Corona ein Thema. Allerdings nur bei einigen wenigen Unternehmen. Nämlich bei jenen, die ihren Mitarbeitern sowohl Homeoffice-Arbeitstage gewährt als auch die Arbeitszeiten ihrer Teams erfasst hatten. Durch Corona erhielt die Zeiterfassung im Homeoffice schlagartig eine neue Bedeutung und viele Unternehmen mussten sich erstmalig mit dem Thema auseinandersetzen. Nun erhält das Thema durch die EuGH-Vorgaben und das BAG-Urteil eine neue gesetzliche Dimension und neue Fragen kommen auf, wie z.B.:
- Gilt nur der Wohnsitz eines Mitarbeiters als “Homeoffice”?
- Was ist der Unterschied zwischen “Homeoffice” und “Mobiles Arbeiten”?
- Welche rechtlichen Vorschriften existieren für Homeoffice-Arbeit?
- Wie oft müssen Arbeitszeiten erfasst werden?
- Mit welcher Technologie lässt sich Zeiterfassung im Homeoffice realisieren?
Unterschied: Homeoffice & Mobiles Arbeiten
Oftmals werden “Homeoffice” und “Mobiles Arbeiten” synonym verwendet. Wo liegt aber der Unterschied?
Homeoffice – Eine gesetzliche Definition des Begriffes Homeoffice gibt es (noch) nicht. Nach dem allgemeinen Sprachgebrauch versteht man hierunter das gelegentliche oder ständige Arbeiten in den privaten Räumlichkeiten des Arbeitnehmers.
Mobiles Arbeiten – Unter mobilem Arbeiten ist die durch Zurverfügungstellung von mobilen Endgeräten eingeräumte Möglichkeit zu verstehen, die Arbeitsleistung an typischerweise wechselnden Orten außerhalb des Betriebs zu erbringen. Konkret bedeutet das für Mitarbeiter: Diese sind nicht an ihre Wohnung bzw. das Homeoffice gebunden und können ihre Arbeitsleistung beispielsweise auch im Café, einem Zug oder in einem Hotel erbringen.
Rechtslage zur Zeiterfassung im Homeoffice
Ein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice besteht in Deutschland derzeit nicht. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeitet an einem Gesetzentwurf, der das Recht auf Homeoffice vorsehen soll. Ob ein Arbeitnehmer von zuhause aus arbeiten darf, liegt prinzipiell in der Entscheidung des Arbeitgebers.
Grundsätzlich sind aus arbeitsrechtlicher Sicht jedoch dieselben Vorgaben zu beachten, die auch im Betrieb gelten – etwa das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Arbeitnehmende müssen daher auch bei der Arbeit von zuhause aus die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einhalten. Dabei darf der Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitszeiten nicht nur überprüfen, er ist sogar dazu verpflichtet. Auch wenn die Mitarbeitenden im Homeoffice tätig sind, entbindet dies den Arbeitgeber nämlich nicht von den üblichen arbeitsrechtlichen Verpflichtungen.
Bei der Zeiterfassung konnten Arbeitgeber bislang davon ausgehen, dass sie nach §16 ArbZG lediglich dazu verpflichtet sind, über die tägliche Regelarbeitszeit hinausgehende Arbeitszeiten (Überstunden) aufzuzeichnen. Dass dies nicht ausreicht, ist spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) klar, der schon 2019 den Mitgliedstaaten aufgegeben hat, die Arbeitgeber zu verpflichten, ein
- objektives,
- verlässliches
- und zugängliches
Zeiterfassungssystem einzuführen. Mit seinem Grundsatzurteil vom 13. September 2022 (Aktenzeichen BAG 1 ABR 22/21) stellt das Bundesarbeitsgericht nun klar, dass die EuGH-Vorgaben von 2019 keineswegs eine Empfehlung, sondern eine rechtlich verbindliche Regelung darstellen.Wie Arbeitgeber per sofort die Verpflichtung zur vollständigen Arbeitszeiterfassung umsetzen, bleibt ihnen überlassen. Entscheidend ist, dass die Arbeitsstunden sichtbar und nachvollziehbar sind.
Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice
Laut EuGH-Urteil muss das Zeiterfassungssystem „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. Diese Anforderung dürften laut derzeitigem Rechtsstand die klassische Stechuhr, eine Excel-Liste oder gar eine handschriftliche Dokumentation erfüllen, jedoch sind diese im Alltag oftmals nicht praktikabel. Denn eine Arbeitszeiterfassung sollte weder für Arbeitgeber noch für Arbeitnehmende einen Mehraufwand bedeuten. Homeoffice, Außendienst, mobiles Arbeit – Unternehmen benötigen Lösungen, die in der betrieblichen Wirklichkeit leicht zu handhaben, flexibel und praxisnah sind.
Mit einer digitalen Zeiterfassungslösung wie COBI.time sind Arbeitgeber rechtlich auf der sicheren Seite. Die Einhaltung von Arbeits- und Pausenzeiten wird verlässlich und objektiv nachgewiesen, sodass Arbeitgeber nicht drohen das Arbeitszeitgesetz zu verletzen.
Arbeitszeiterfassung im Homeoffice mit COBI.time – digital und praxisnah
COBI.time für SAP Business One erfüllt schon heute die Erwartungen, die an eine generelle Zeiterfassung künftig gestellt werden. Sie kann sowohl mobil wie auch stationär betrieben werden, gewährleistet eine zuverlässige und manipulationssichere Arbeitszeiterfassung in Echtzeit und wird bereits von zahlreichen zufriedenen Anwendern auf der ganzen Welt genutzt.
Mitarbeitende loggen sich über ihren individuellen User per Zeiterfassungsterminal, App oder Browser ein und erfassen ihre Zeiten in Echtzeit. Dabei enthält die Lösung weitere umfangreiche Funktionen:
- Start-, Pausen- und Endzeiten der Buchung
- Buchen von Arbeitszeiten auf Projekte und Phasen
- Bewertung der geplanten und tatsächlichen Zeiten
- Anwesenheitsübersicht mit Filteroptionen
- Verschiedene Mitarbeiterstatis (z.B. Home Office, Büro, unterwegs)
- Verwaltung von Benutzern und Rechten
- Verwalten von Arbeitszeitkonten / Arbeitszeitmodellen
- Abwesenheiten für z.B. Urlaub, Ausbildung, Krankheit usw.
- Antragsmanagement- und Genehmigungsprozess, z.B. Urlaubsantrag, Auslandsaufenthalt, Ausbildung
Fazit und Ausblick
Auch wenn viele Fragen zur Zeiterfassungspflicht noch nicht abschließend geklärt sind — Fakt ist, dass alle Betriebe in Deutschland verpflichtet sind eine Arbeitszeiterfassung einzuführen und kaum einem Unternehmen wird dabei eine simple Ecxel-Liste genügen.
Für Unternehmen besteht nun Handlungsbedarf, sollte nicht bereits eine Arbeitszeiterfassung genutzt werden. Um sich für die Zukunft aufzustellen, sind Betriebe gut beraten mit einer Arbeitszeiterfassung, die mit dem Unternehmen wächst und den Ansprüchen der digitalen Welt entsprechen.
Für Unternehmen bringt die Verpflichtung zur Zeiterfassung auch eine Chance, die Digitalisierung von Prozessen voranzutreiben und Mitarbeitetenden z.B. in der Personalabteilung die Arbeit zu erleichtern. Moderne digitale Systeme zur Zeiterfassung berechnen die vermerkten Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten regelmäßig automatisch. Vielfach sind Cloud-Lösungen im Einsatz, auf die die Mitarbeiter auch im Homeoffice zugreifen können.