Seit April 2020 sind öffentliche Einrichtungen auf Bundes- und kommunaler Ebene verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dieser Schritt zielt darauf ab, den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Stellen zu vereinheitlichen. Seit dem 27. November 2020 ist für alle Lieferanten von öffentlichen Einrichtungen das X-Rechnungsformat vorgeschrieben.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine allgemeine Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen. Da die Umstellung für Unternehmen mit erheblichem Aufwand verbunden ist, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 39 UStG-E) für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.
Gemäß der E-Rechnungs-Verordnung werden grundsätzlich zwei verschiedene Austauschformate anerkannt. Zum einen ist dies die X-Rechnung, ein auf XML basierendes Datenmodell, und zum anderen ZUGFeRD, eine Hybridlösung, bei der das maschinenlesbare XML in die PDF-Datei eingebettet wird.
Durch die direkte Integration von SAP Business One ist es möglich, X-Rechnungen zu erstellen und sie anschließend über das PEPPOL-Netzwerk zu validieren und zu versenden. Diese nahtlose Integration bietet Unternehmen die Möglichkeit, den gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsaustausch zu entsprechen, während sie gleichzeitig von den Effizienzvorteilen der SAP Business One-Plattform profitieren.
Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen bieten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen papierbasierten Rechnungen. Hier sind einige wichtige Aspekte, die KMU bei der Umstellung auf E-Rechnungen beachten sollten:
- Effizienzsteigerung: E-Rechnungen ermöglichen es KMU, den Rechnungsprozess zu automatisieren, was Zeit spart und Fehler reduziert. Die manuelle Eingabe von Daten entfällt größtenteils, da die Informationen direkt aus dem digitalen Format in die Buchhaltungssoftware übernommen werden können.
- Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druckertinte und Porto können KMU erhebliche Kosten einsparen. Darüber hinaus reduziert die Automatisierung des Rechnungsprozesses den Bedarf an menschlicher Arbeitszeit.
- Schnellere Zahlungen: E-Rechnungen können dazu beitragen, dass Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden. Da die Übermittlung digital erfolgt, entfällt die Postlaufzeit, und Unternehmen können den Zahlungsstatus in Echtzeit überwachen.
- Umweltfreundlichkeit: Der Übergang zu E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens. Dies kann nicht nur die Umweltbelastung verringern, sondern auch das Image eines Unternehmens in Bezug auf Nachhaltigkeit verbessern.
- Rechtliche Anforderungen: KMU sollten sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen bezüglich elektronischer Rechnungsstellung erfüllen. Diese können je nach Land variieren, daher ist es wichtig, sich über die geltenden Vorschriften zu informieren und sicherzustellen, dass die verwendete Technologie und die ausgetauschten Formate den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Datensicherheit: Da E-Rechnungen sensible Geschäftsinformationen enthalten können, ist es wichtig, sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Dies kann die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien und sicheren Übertragungswegen umfassen.
Insgesamt bieten E-Rechnungen für KMU eine Vielzahl von Vorteilen, von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bis hin zu einer verbesserten Umweltbilanz und rechtlicher Compliance. Es ist jedoch wichtig, dass KMU die Umstellung sorgfältig planen und sicherstellen, dass sie die richtigen Tools und Prozesse implementieren, um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung vollständig zu nutzen.