Digital statt analog – ab sofort kein Altpapier mehr
Das Konzept eines papierlosen Büros lässt sich nahezu von selbst erklären. Kurz gesagt: Ein Büro ohne Papier. Es soll so gut wie möglich komplett auf den alltäglichen Papierverbrauch verzichtet werden. Dies bezieht sich auf alle Dokumente, seien es Rechnungen, Lieferscheine, Bewerbungen oder die schnellen Notizen, die man sich im Laufe des Tages auf einem kleinen Schreibblock gemacht hat.
Herausforderungen des papierlosen Büros
Doch wieso kommt man auf die Idee? Ganz einfach, man hat mehr Vorteile als Nachteile. Die Einführung des papierlosen Büros ist anfangs aufwendig und kann Kopfschmerzen bereiten. Je nach Größe des Unternehmens wird die Umsetzung auch seine Zeit in Anspruch nehmen. Man muss eine gewisse Disziplin, Geduld und auch einen großen Haufen Mut zur Veränderung mit sich bringen, um von einem papierlastigen zu einem papierlosen Büro zu gelangen.
Positive Auswirkungen
Jetzt fragt man sich natürlich, ob sich der ganze Aufwand überhaupt lohnt. Das papierlose Büro ist letztendlich nichts anderes als die komplette Digitalisierung eines Unternehmens. Arbeitsabläufe könnten digital schneller bei gleichbleibender oder steigender Qualität bearbeitet werden. Das wiederrum bedeutet, dass Mitarbeiter, die sich vorher Ewigkeiten mit lästiger Papierarbeit rumgeschlagen mussten, nun die Zeit haben sich auf andere (womöglich auch wichtigere) Aufgaben zu fokussieren. Durch die Digitalisierung würde die Auftragskapazität steigern, denn nun hat das Unternehmen einen leichteren Überblick über alle Verläufe. Das papierlose Büro könnte sich auch positiv auf die Kunden auswirken, da Aufgaben ohne das Papiergehader schneller bearbeitet werden können.
Weitere Vorteile sind, dass sich das Thema Homeoffice leichter durchsetzen lässt, wenn man sich die Dokumente bequem online hin und her senden kann. So kann man theoretisch von überall arbeiten, solange man ein Laptop, Tablet oder sogar nur sein Handy dabeihat.
Gerade die Umwelt wird einem aber am meisten danken, denn die Produktion von Papier verbraucht Ressourcen, wie Holz, Wasser und Energie und es wird gleichzeitig bei der Herstellung CO2 freigesetzt. Auch Druckerpatronen sind nicht gerade umweltschonend, denn um schon eine Druckerpatrone herstellen zu können wird bis zu 3 Liter Erdöl vebraucht. Der Verzicht auf Papier innerhalb Büros wäre also ein guter Schritt, um die Wälder, das Klima und die Erde generell zu schonen.
Wie setzt man nun das papierlose Büro um?
- IST-Zustand festhalten und Ziele definieren
- Was läuft gut, was läuft schlecht?
- Wie hoch ist der Papierverbrauch
- Was wird bereits digital erledigt?
- Hard- und Software anpassen
- Werden Laptops, Smartphones, etc. noch benötigt?
- Anschaffung eines Dokumentenscanners
- Interner oder externer Datenserver
- Digitale Ordnerstruktur
- Für Datensicherheit durch ein Dokumentenmanagment-System sorgen
- Eigenes Datenmanagement digitalisieren
- Partner Lieferanten und weitere Dienstleister über die Umstellung informieren
- Empfang von eingehenden Dokumenten auf digitalen Empfang umstellen
Vorsicht: Dokumente wie Verträge, Gerichtsurteile, Steuerklärungen, Testamente oder auch beglaubigte Dokumente stellen die Ausnahme dar und müssen zusätzlich zur digitalen Version noch im Original aufbewahrt werden.